Υπάλληλος Υποδοχής

Περιγραφή Αγγελίας

Ο υπάλληλος υποδοχής ξενοδοχείου ή ο υπάλληλος της ρεσεψιόν είναι το πρώτο και τελευταίο σημείο επαφής για τους επισκέπτες, υπεύθυνος για τη δημιουργία μιας θετικής εμπειρίας από την άφιξη έως την αναχώρηση. Ο ρόλος περιλαμβάνει έναν συνδυασμό εξυπηρέτησης πελατών, διοίκησης και συντονισμού μεταξύ των τμημάτων.

Βασικά Καθήκοντα και Ευθύνες

Εξυπηρέτηση Πελατών
Χαιρετισμός και καλωσόρισμα των επισκεπτών κατά την άφιξη με φιλική συμπεριφορά.
Διαχείριση της διαδικασίας check-in και check-out αποτελεσματικά, συμπεριλαμβανομένης της κατανομής δωματίων και της παροχής κλειδιών.
Απαντήσεις σε ερωτήσεις και παροχή πληροφοριών σχετικά με τις εγκαταστάσεις, τις υπηρεσίες και τα τοπικά αξιοθέατα, τα εστιατόρια ή τις επιλογές μεταφοράς του ξενοδοχείου.
Άμεση και επαγγελματική ανταπόκριση σε αιτήματα επισκεπτών (π.χ., αφυπνίσεις, επιπλέον πετσέτες, κράτηση ταξί) και παράπονα, παραπέμποντας τα ζητήματα στον διευθυντή όταν είναι απαραίτητο.
Παροχή εξατομικευμένης εξυπηρέτησης όπου είναι δυνατόν, σημειώνοντας τις προτιμήσεις και τα ειδικά αιτήματα των επισκεπτών.
Κρατήσεις και Οικονομικά
Διαχείριση κρατήσεων που γίνονται μέσω τηλεφώνου, email ή ηλεκτρονικών συστημάτων, διασφαλίζοντας την ακρίβεια και καταγράφοντας όλες τις λεπτομέρειες.
Προετοιμασία λογαριασμών επισκεπτών, επεξεργασία πληρωμών (μετρητά, πιστωτική/χρεωστική κάρτα) και ακριβής εξόφληση λογαριασμών στο τέλος μιας βάρδιας.
Αξιοποίηση δεξιοτήτων πωλήσεων για την προώθηση υπηρεσιών ξενοδοχείου και ειδικών προσφορών με σκοπό την αύξηση των εσόδων.
Διοίκηση και Λειτουργίες
Χειρισμός του τηλεφωνικού κέντρου του ξενοδοχείου, απάντηση και μεταφορά εισερχόμενων κλήσεων και λήψη μηνυμάτων.
Εκτέλεση γενικών γραφειακών εργασιών, όπως αρχειοθέτηση, φωτοτύπηση και εισαγωγή δεδομένων χρησιμοποιώντας λογισμικό διαχείρισης ξενοδοχείου (χρησιμοποιούνται συνήθως συστήματα PMS ή GDS).
Συνεργασία και συντονισμός με άλλα τμήματα, όπως η καθαριότητα και η συντήρηση, για να διασφαλιστεί ότι τα δωμάτια των επισκεπτών είναι έτοιμα και τα προβλήματα επιλύονται άμεσα.
Διατήρηση καθαρού, οργανωμένου και επαγγελματικού χώρου υποδοχής.
Συμμόρφωση με όλους τους κανονισμούς ασφαλείας και τις διαδικασίες έκτακτης ανάγκης.

Απαιτούμενες Δεξιότητες και Προσόντα

Οι επιτυχημένοι ρεσεψιονίστ ξενοδοχείων συνήθως διαθέτουν:
Άριστες επικοινωνιακές και διαπροσωπικές δεξιότητες.
Θετική στάση και πάθος για την παροχή εξαιρετικής εξυπηρέτησης πελατών.
Ισχυρές οργανωτικές δεξιότητες και προσοχή στη λεπτομέρεια.
Ικανότητα πολλαπλών εργασιών και διατήρησης ηρεμίας υπό πίεση σε ένα γρήγορο περιβάλλον.
Επαγγελματική εμφάνιση και συμπεριφορά.
Ευελιξία στην εργασία σε βάρδιες, συμπεριλαμβανομένων βράδια, νύχτες, Σαββατοκύριακα και αργίες, καθώς τα ξενοδοχεία λειτουργούν 24/7.